Aftenskolen Rogalands personvernerklæring

 

Behandlingsansvarlig

Aftenskolen Rogaland er ansvarlig for personopplysninger vi behandler, for eksempel om egne ansatte, kontaktpersoner hos kunder og leverandører, privatkunder og andre forretningsforbindelser. Aftenskolen Rogaland har ansvaret for å overholde de pliktene som følger av reglene om personopplysninger. Det daglige behandlingsansvaret har daglig leder i virksomheten.

 

Formålet – kunder (deltakere)

Formålet ved behandlingen av registrerte personopplysninger (navn, kontaktdetaljer, kjønn og fødselsdato) er for å administrere og kommunisere med potensielle deltakere, deltakere og tidligere deltakere på Aftenskolens kurs. I henhold til Voksenopplæringsloven, må Aftenskolen rapportere deltakernes fødselsdato og kjønn til SSB og oppbevare opplysningen i 10 år. Vi lagrer navn, kontaktdetaljer, kjønn og fødselsdato. Informasjonen gis frivillig av deltakeren (den registrerte) selv. Når det er påkrevet med samtykke etter markedsføringsloven, vil kontaktpersonen dessuten ha gitt samtykke før vi sender eposter med markedsføring.

 

Formålet – ansatte

Aftenskolen Rogaland behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel Noe av behandlingen er basert også på interesseavveining. Vi har behov for å dokumentere at vi har oppfylt forpliktelser etter lov og avtale etter at de er oppfylt. Vi har også behov for dokumentasjon for personaladministrasjon til bruk for fremtidig personaladministrasjon. Dette er berettigede interesser. Informasjonen gis frivillig av den ansatte selv, og opplysningene gjelder forhold det er nærliggende at en arbeidsgiver behandler.

 

Formålet – andre

Behandling av personopplysninger er basert på interesseavveining. Vi har behov for å ha kontakt med offentlige myndigheter, for eksempel NAV og tilsynsmyndigheter i forbindelse med offentligrettslige forhold der vi kan ha forpliktelser og rettigheter. Dette er en berettiget interesse. I en del tilfeller vil den kommunikasjonen kunne være effektiv bare hvis vi kan kontakte enkeltpersoner direkte. Behandling er derfor nødvendig.

Vi lagrer navn og kontaktdetaljer og vi bruker opplysningene til å kontakte personens arbeidsgiver. Opplysningene er knyttet til kontaktpersonens arbeidsgivers virksomhet og ikke til kontaktpersonens privatliv. Vår behandling av personopplysningene er klart påregnelig for kontaktpersonen. Når det er påkrevet med samtykke etter markedsføringsloven, vil kontaktpersonen dessuten ha gitt samtykke før vi sender eposter med markedsføring.

 

Nyhetsbrev

Aftenskolen Rogaland sender ut nyheter om kurs via e-post. Vi ber om kundens samtykke og epostadresse for å sende ut nyhetsbrev. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når kunden informerer om at de  ikke lengre ønsker å motta nyhetsbrev.

 

Deling av opplysning med en tredje part

Personopplysning om den registrerte deles med Custompublish.no som er Aftenskolen Rogalands leverandør av hjemmesider og Kursadmin.no som er er Aftenskolen Rogalands kursregister. Aftenskolen har inngått en databehandleravtale med Custompublish og Kursadmin.

 

Personopplysning om de ansatte deles med Dataplan AS.

Aftenskolen har inngått en databehandleravtale med Dataplan AS.

 

Aftenskolen rapporterer statistikk til Akademisk studieforbund. Statistikken er anonymisert, men det foretas kontroll av rapporteringen som krever at personopplysningen er oppbevart i 10 år.

 

Aftenskolen bruker G-Suite for education som epost-system, og har inngått en databehandleravtale med Google for tjenestene som Gmail og Google Drive. Google Drive brukes IKKE for oppbevaring av personopplysning hos Aftenskolen Rogaland. 

 

Sletting og arkivering av opplysningen

Vi kan lagre opplysningene for en lengre periode hvis vi mener det kan bli nødvendig med dokumentasjon (for eksempel for å dokumentere fullførte kurs og utstede kursbevis), og dersom den registrerte har gitt sitt samtykke til å motta markedsføringsinformasjon fra oss. Vi skal slette opplysningene når den registrerte tar kontakt og ber om at opplysningene blir slettet. Vi har kartlagt hvor opplysningen lagres og har rutiner for sletting.

 

Den registrertes rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Aftenskolen har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Aftenskolens systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Aftenskolen ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

 

Hvordan opplysningen sikres

Opplysningen sikres på en sikker server og gjennom databehandleravtaler med Aftenskolens underleverandører.

 

Kontaktinformasjon

Aftenskolen Rogalands daglig leder kan kontaktes for innsyn, retting eller sletting: tone.valen.sletten@aftenskolen.no

Tlf: 51919120